Przepisów specustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych jest w sumie bardzo niewiele, bo tylko 14 na nieco ponad trzech stronach. Stosuje się je wyłącznie do przesyłania między wykonawcami a zamawiającymi obowiązkowych ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych.
Zamówienia publiczne to – wg specustawy o elektronicznym fakturowaniu, odwołującej się do prawa zamówień publicznych (PZP) – odpłatne umowy zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. Przy czym postępowanie o udzielenie zamówienia, to postępowanie wszczynane w drodze publicznego ogłoszenia o zamówieniu lub przesłania zaproszenia do składania ofert albo przesłania zaproszenia do negocjacji w celu dokonania wyboru oferty wykonawcy, z którym zostanie zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego, lub – w przypadku trybu zamówienia z wolnej ręki – wynegocjowania postanowień takiej umowy. Wykonawca, to osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego. Natomiast zamawiający, to osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, obowiązana do stosowania PZP. W szczególności jest to jednostka sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych. Także inny podmiot, jeżeli ponad 50% wartości udzielanego przez niego zamówienia jest finansowane ze środków publicznych.
Począwszy od 18 kwietnia 2019 roku zamawiający jest obowiązany do odbierania od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy. Jednocześnie wykonawca nie jest obowiązany do wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych do zamawiającego za pośrednictwem platformy.
W przypadku zamówień publicznych, do których nie stosuje się prawa zamówień publicznych (PZP), zamawiający może w umowie, w ogłoszeniu o zamówieniu, w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, wyłączyć stosowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.
Zamawiający i wykonawca mogą wysyłać i odbierać inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne za pośrednictwem platformy, jeżeli druga strona wyrazi na to zgodę.
Zamawiający może upoważnić do odbioru ustrukturyzowanej faktury elektronicznej oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy inne osoby lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej.
Zamawiający jest obowiązany do posiadania konta na platformie. Zakłada on konto na platformie przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.
W przypadku gdy wykonawca wysyła ustrukturyzowane faktury elektroniczne oraz inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne, wykorzystuje własne konto na platformie, chyba że upoważnił do ich wysyłania inną osobę lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Jeżeli ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną lub inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne wysyła upoważniona osoba lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, w ich treści zamieszcza ona stosowną adnotację o wykonawcy.
Korzystanie z platformy jest bezpłatne. Uwierzytelnienie użytkownika platformy następuje w sposób określony w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Ustrukturyzowana faktura elektroniczna składa się z danych wymaganych przepisami o VAT oraz danych zawierających: informacje dotyczące odbiorcy płatności oraz wskazanie umowy zamówienia publicznego. W ustrukturyzowanej fakturze elektronicznej, poza ww. danymi, mogą być zamieszczone także inne dane, jeżeli są niezbędne ze względu na specyfikę zamówień publicznych. Inny ustrukturyzowany dokument elektroniczny zawiera wskazanie umowy zamówienia publicznego lub ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, których dotyczy.
Funkcjonowanie platformy zapewnia minister właściwy do spraw gospodarki. Jest to obecnie minister przedsiębiorczości i technologii.
Ustrukturyzowana faktura elektroniczna oraz inny ustrukturyzowany dokument elektroniczny spełniają wymagania określone w normie europejskiej.
Minister właściwy do spraw gospodarki zamieszcza na platformie dokumentację organizacyjno-techniczną platformy, zawierającą w szczególności: opis funkcjonowania oraz korzystania z platformy; opisy, schematy, instrukcje i inne materiały dotyczące ustrukturyzowanej faktury elektronicznej oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, a także wymagania techniczne i organizacyjne konta na platformie.
W najbliższych 10-latach, tj. latach 2019-2028, maksymalny limit wydatków z budżetu państwa przeznaczonych na wykonywanie zadań wynikających z powyższych zasad o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych wynosi 27,38 mln zł.
Powyższych zasad o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych nie stosuje się do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, postępowań o zawarcie umowy koncesji oraz postępowań w sprawie wyboru partnera prywatnego, wszczętych przed 18 kwietnia 2019 roku (tj. dniem wejścia w życie omawianych przepisów), i umów zawartych w wyniku takich postępowań, czyli do ww. postępowań będących w toku.
Oznacza to, że dopiero do wszczętych po 18 kwietnia 2019 roku ww. postępowań o udzielenie zamówienia publicznego i innych podobnych (tj. postępowań o zawarcie umowy koncesji oraz postępowań w sprawie wyboru partnera prywatnego) oraz umów zawartych w wyniku takich postępowań, stosuje się zasady dotyczące elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych.
Autor opracowania:
Elżbieta Rogala, ekspert podatku VAT w budżecie