Menu Zamknij

Odliczenie VAT od cyfryzacji procesów administracyjnych gminy

Realizacja projektu cyfryzacji procesów administracyjnych gminy, którego celem jest usprawnienie realizacji spraw o charakterze publicznym oraz rozwój e-usług publicznych, wzrost efektywności i bezpieczeństwa e-administracji oraz informatyzacji urzędu gminy, daje jej prawo do częściowego odliczenia VAT. W przypadku zatem towarów i usług nabytych w ramach realizowanego ww. projektu, które będą wykorzystywane zarówno do jej działalności gospodarczej (np. do dostawy wody, odbioru i oczyszczania ścieków, wynajmu lokali, sprzedaży lub dzierżawy mienia komunalnego), jak również do celów innych niż działalność gospodarcza (np. do czynności administracyjnych, opłat należności budżetowych i podatków), a gmina nie będzie miała możliwości przyporządkowania podatku naliczonego w całości do działalności gospodarczej, winna ona dokonać proporcjonalnego wyliczenia kwoty podatku naliczonego przypisanego tylko do działalności gospodarczej.

Ponadto w sytuacji gdy nabywane towary i usługi związane z realizacją przedmiotowego projektu będą służyły gminie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej do czynności opodatkowanych, jak również do zwolnionych od podatku, a nie ma ona możliwości odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami tylko opodatkowanymi stawkami VAT, w stosunku, do których będzie przysługiwało jej prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, dodatkowo jest obowiązana do kolejnego proporcjonalnego odliczenia podatku naliczonego.

Gminie będzie zatem przysługiwało prawo do częściowego odliczenia podatku naliczonego od wydatków ponoszonych na realizację ww. projektu, wyliczonego zgodnie ze stosownym wzorem z rozporządzenia ministra finansów, tj. zasadami wynikającymi z art. 86 ust. 2a i następne oraz dodatkowo przepisów art. 90 ust. 2 i 3 ustawy o VAT.

Tak  stwierdził w interpretacji indywidualnej z 30.01.2019r. znak: 0112-KDIL1-2.4012.755.2018.2.PG Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Uzasadniając powyższe uznał, iż:

Realizacja na terenie działalności gminy projektu cyfryzacji jej procesów administracyjnych, w ramach którego nastąpiło:

  1. Opracowanie dokumentacji aplikacyjnej,
  2. Zarządzanie projektem,
  3. Uruchomienie e-usług dla mieszkańców,
  4. Zakup niezbędnego sprzętu informatycznego i oprogramowania,
  5. Działania promocyjne,

daje gminie prawo do częściowego odliczenia VAT.

Towary i usługi nabyte w związku z realizacją ww. projektu gmina będzie wykorzystywać do trzech rodzajów czynności:

  1. opodatkowanych podatkiem VAT (np. dostawa wody, odbiór i oczyszczanie ścieków, wynajem lokali użytkowych, sprzedaż lub dzierżawa mienia komunalnego),
  2. zwolnionych od podatku VAT (np. najem lokali mieszkalnych, dzierżawa i sprzedaż mienia komunalnego),
  3. niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT (np. czynności administracyjne, opłaty, podatki).

Zgodnie bowiem z przepisem art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Podatnik w celu odliczenia podatku naliczonego, w pierwszej kolejności ma obowiązek odrębnego określenia, z jakim rodzajem działalności będzie związany podatek wynikający z otrzymanych faktur zakupu, czyli dokonania tzw. bezpośredniej alokacji. Jeżeli takie wyodrębnienie jest możliwe, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości przy nabyciu towarów i usług związanych z czynnościami opodatkowanymi.

Natomiast na mocy art. 86 ust. 2a ustawy o VAT, w przypadku nabycia towarów i usług wykorzystywanych zarówno do celów wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej, jak i do celów innych niż działalność gospodarcza, gdy przypisanie tych towarów i usług w całości do działalności gospodarczej podatnika nie jest możliwe, kwotę podatku naliczonego do odliczenia, oblicza on zgodnie ze sposobem określenia zakresu wykorzystywania nabywanych towarów i usług do celów działalności gospodarczej. Sposób określenia proporcji powinien najbardziej odpowiadać specyfice wykonywanej przez podatnika działalności i dokonywanych przez niego nabyć.

Minister finansów może w drodze rozporządzenia określić – w przypadku niektórych podatników – sposób określenia proporcji uznany za najbardziej odpowiadający specyfice wykonywanej przez tych podatników działalności i dokonywanych przez nich nabyć oraz wskazać dane, na podstawie których jest obliczana kwota podatku naliczonego z wykorzystaniem tego sposobu określenia proporcji, uwzględniając specyfikę prowadzenia działalności przez niektórych podatników i uwarunkowania obrotu gospodarczego.

Rozporządzenie takie zostało wydane 17 grudnia 2015 r. w sprawie sposobu określania zakresu wykorzystywania nabywanych towarów i usług do celów działalności gospodarczej w przypadku niektórych podatników (Dz. U. z 2015 r., poz. 2193). W rozporządzeniu tym zostali wskazani podatnicy, do których przepisy w nim zawarte się odnoszą. Są to: jednostki samorządu terytorialnego, samorządowe instytucje kultury, państwowe instytucje kultury, uczelnie publiczne, instytuty badawcze. W przypadku jednostki samorządu terytorialnego sposób określenia proporcji ustala się odrębnie dla każdej z jednostek organizacyjnych jednostki samorządu terytorialnego.

Oznacza to, że w przypadku jednostek samorządu terytorialnego, nie może być ustalany jeden „całościowy” sposób określenia proporcji dla jednostki samorządu terytorialnego jako osoby prawnej, tylko powinny być ustalane odrębnie sposoby określenia proporcji dla jej poszczególnych jednostek organizacyjnych, czyli: urzędu gminy, urzędu miasta, starostwa powiatowego lub urzędu marszałkowskiego; odrębnie dla każdej jednostki budżetowej oraz odrębnie dla każdego samorządowego zakładu budżetowego.

Ww. rozporządzenie wprowadza wzory, według których będą wyznaczane sposoby określenia proporcji, uznane za najbardziej odpowiadające specyfice wykonywanej przez tych podatników działalności i dokonywanych przez nich nabyć. Wzory te określają kwotę podatku naliczonego w przypadku nabycia towarów i usług, wykorzystywanych zarówno do celów wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej, jak i do celów innych. Przez cele inne, rozumie się sferę działalności danego podmiotu niebędącą działalnością gospodarczą. Przykładowo działalność podmiotu w charakterze organu władzy czy też nieodpłatną działalność statutową.

Ponadto, w przypadku wykonywania w ramach działalności gospodarczej czynności opodatkowanych podatkiem VAT oraz zwolnionych z opodatkowania tym podatkiem, podatnik jest obowiązany do odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami opodatkowanymi, w stosunku do których przysługuje mu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Jeżeli nie jest możliwe wyodrębnienie całości lub części tych kwot, podatnik może pomniejszyć kwotę podatku należnego o taką część kwoty podatku naliczonego, którą można proporcjonalnie przypisać czynnościom, w stosunku do których przysługuje mu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego. Proporcję tę ustala się jako udział rocznego obrotu z tytułu czynności opodatkowanych, w związku z którymi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, w całkowitym obrocie uzyskanym z tytułu czynności opodatkowanych, w związku z którymi podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, oraz czynności zwolnionych od VAT, w związku z którymi podatnikowi nie przysługuje takie prawo. Proporcję tę określa się procentowo w stosunku rocznym na podstawie obrotu osiągniętego w roku poprzedzającym rok podatkowy, w odniesieniu do którego jest ustalana proporcja. Zaokrągla się ją w górę do najbliższej liczby całkowitej.

Jeżeli zatem nabywane towary i usługi dotyczące realizowanego ww. projektu będą służyły w ramach prowadzonej działalności gospodarczej do czynności opodatkowanych, jak również czynności zwolnionych od podatku, w sytuacji gdy nie będzie możliwości odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami, w stosunku, do których przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, podatnik jest obowiązany, do proporcjonalnego rozliczenia podatku.

Analiza powołanych wyżej przepisów wskazuje zatem, że występuje obowiązek wyodrębnienia kwoty podatku naliczonego związanego z czynnościami, w stosunku do których przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego oraz kwoty podatku naliczonego związanego z czynnościami, w związku z którymi takie prawo nie przysługuje.

Na zakres prawa do odliczeń wpływa status podatnika, który związany jest z prowadzeniem przez dany podmiot działalności gospodarczej. Obejmuje ona w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Nie uznaje się za podatnika organów władzy publicznej oraz urzędów obsługujących te organy w zakresie realizowanych zadań nałożonych odrębnymi przepisami prawa, dla realizacji których zostały one powołane. Natomiast zgodnie z Dyrektywą VAT krajowe, regionalne i lokalne organy władzy oraz inne podmioty prawa publicznego nie są uważane za podatników w związku z działalnością, którą podejmują lub transakcjami, których dokonują jako organy władzy publicznej, nawet jeśli pobierają należności, opłaty, składki lub płatności w związku z takimi działaniami lub transakcjami.

Jednostki samorządu terytorialnego są podatnikami podatku VAT jedynie w zakresie wszelkich czynności, które mają charakter działalności gospodarczej. Będą to zatem wszystkie realizowane przez te jednostki czynności w sferze ich aktywności cywilnoprawnej, np. czynności sprzedaży, zamiany (nieruchomości i ruchomości), wynajmu, dzierżawy, umów prawa cywilnego (nazwanych i nienazwanych). Tylko w tym zakresie ich czynności mają charakter działalności gospodarczej.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że w celu odliczenia podatku naliczonego, w pierwszej kolejności podatnik winien przyporządkować ponoszone wydatki do poszczególnych rodzajów działalności (opodatkowanej podatkiem VAT, zwolnionej z opodatkowania tym podatkiem oraz niepodlegającej opodatkowaniu tym podatkiem). W przypadku zakupów bezpośrednio i w całości związanych z działalnością opodatkowaną, podatnik odlicza podatek naliczony w całości. Natomiast, w sytuacji, gdy takie przyporządkowanie nie jest możliwe, a wydatki służą zarówno do celów wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej, jak i do celów innych niż działalność gospodarcza, podatnik winien ustalić proporcję odliczeń.

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje zatem wówczas, gdy zostaną spełnione dwa warunki: odliczenia tego dokonuje podatnik podatku VAT oraz towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Uprawnienie do dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego nie przysługuje więc w przypadku nabycia towarów i usług, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.

W związku z powyższym należy wskazać, że w celu odliczenia podatku naliczonego, w pierwszej kolejności podatnik winien przyporządkować ponoszone wydatki do poszczególnych rodzajów działalności (opodatkowanej, zwolnionej i poza działalnością gospodarczą).

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że gmina realizuje projekt, którego celem jest usprawnienie realizacji spraw o charakterze publicznym poprzez cyfryzację procesów administracyjnych na terenie działalności gminy.

Projekt służy rozwojowi e-usług publicznych, wzrostowi efektywności i bezpieczeństwa e-administracji oraz informatyzacji urzędu gminy.

W ramach swojej działalności będą prowadzone czynności związane z działalnością opodatkowaną, zwolnioną, niepodlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT. Do działalności opodatkowanej należą: wynajem mieszkań komunalnych, dzierżawa gruntów, sprzedaż nieruchomości, gospodarka ściekowa.

Gmina jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. Faktury związane z przedsięwzięciem będą wystawione na nabywcę (beneficjenta) gminę, odbiorcą będzie urząd gminy.

Gmina nie ma możliwości przyporządkowania wydatków w całości do celów wykonywanej działalności gospodarczej.

Prewspółczynnik dla urzędu gminy wynosi 7% – wyliczony zgodnie z art. 86 ust. 2a ustawy o VAT. Proporcja dla urzędu gminy wynosi 98% – wyliczona zgodnie z art. 90 ust. 3 ustawy o VAT

Towary i usługi gmina będzie wykorzystywać zarówno do celów prowadzonej działalności gospodarczej, jak i do celów innych niż działalność gospodarcza i nie będzie miała możliwości przyporządkowania ich w całości do celów wykonywanej przez nią działalności gospodarczej. Nie będzie miała także możliwości przyporządkowania całości lub części kwot podatku naliczonego do poszczególnych rodzajów czynności w ramach działalności gospodarczej, tj. do czynności opodatkowanych i zwolnionych od podatku VAT.

W przypadku towarów i usług nabytych w ramach realizowanego ww. projektu, które będą wykorzystywane zarówno do działalności gospodarczej, jak również do celów innych niż działalność gospodarcza, a gmina nie będzie miała możliwości przyporządkowania podatku naliczonego w całości do swojej działalności gospodarczej, winna dokonać proporcjonalnego wyliczenia kwoty podatku naliczonego przypisanego tylko do działalności gospodarczej.

Ponadto w sytuacji gdy nabywane towary i usługi związane z realizacją przedmiotowego projektu będą służyły gminie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej do czynności opodatkowanych, jak również do zwolnionych od podatku, a nie ma ona możliwości odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami, w stosunku, do których będzie przysługiwało jej prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, dodatkowo jest obowiązana do proporcjonalnego odliczenia podatku, zgodnie z art. 90 ust. 2 i 3 ustawy o VAT.

Gminie będzie zatem przysługiwało prawo do częściowego odliczenia podatku naliczonego od wydatków ponoszonych na realizację ww. projektu, wyliczonego zgodnie ze stosownym wzorem z rozporządzenia ministra finansów, tj. zasadami wynikającymi z art. 86 ust. 2a i następne oraz dodatkowo przepisów art. 90 ust. 2 i 3 ustawy o VAT.

Autor opracowania:

Elżbieta ROGALA, Ekspert podatku VAT w budżecie, 30-06-2019