Odliczanie czas rozpocząć….
Do całkowitej likwidacji faktur papierowych w gminach i jednostkach organizacyjnych (podobnie w powiatach) zostało już tylko 11 miesięcy….
Wszyscy eksperci ostrzegają, że wbrew pozorom czasu zostało niewiele…
Czy KSeF jest trudny do wdrożenia? Co było trudniejszym wyzwaniem dla JST, centralizacja VAT czy KSeF? Wbrew pozorom, odpowiedź nie jest oczywista.
Centralizacja VAT bez wątpienia była trudna, pierwszy raz należało podjąć tak drastyczne kroki, przygotować jednostki organizacyjne do rozliczania podatku VAT. Nie można bowiem zapominać, że większość jednostek organizacyjnych przed 1 stycznia 2017r. nie było podatnikami VAT i takie tematy jak odliczanie VAT, wystawianie faktur VAT, stosowanie prawidłowych stawek VAT było im całkowicie obce.
Po 6 latach funkcjonowania centralizacji VAT, odmiennie niż twierdzą niektórzy (patrz protokół Kontroli NIK z centralizacji VAT) moim zdaniem wypadła ona całkiem dobrze, ba…. moim zdaniem lepiej niż można było się tego spodziewać. Oczywiście zawsze mogło być lepiej, ale trzeba pamiętać, że centralizacja „wywracała” dosłownie wszystko do góry nogami.
Z punktu widzenia upływu czasu trzeba uznać, że JST w świetny sposób poradziły sobie z tym zadaniem, ale…
Od 1 stycznia 2024r. czeka Nas kolejna rewolucja w VAT. Obecny system fakturowania zostaje zastąpiony całkowicie nowym, nieznanym sposobem fakturowania. Przez KSeF szacuje się, że rocznie będzie przepływać w Polsce około 1 mld (miliarda) faktur VAT. Potężne zadanie organizacyjne, potężne wyzwanie, gdyż:
- Trzeba wybrać model KSeF,
- Nadać uprawnienia poszczególnym kierownikom jednostek organizacyjnych z ustaleniem poziomu dalszych uprawnień i kompetencji,
- Zmienić wprowadzone zasady fakturowania- częstokroć przy centralizacji VAT wprowadzono jednolite zasady fakturowania- teraz należy wszystkie zarządzenia uchylić …. I wydać nowe, odpowiadające zasadom KSeF,
- Trzeba zmienić procedury dostępu do dokumentacji KSeF, KSeF_dokumentacja,
- Trzeba zmienić a w zasadzie wdrożyć procedury wprowadzania dokumentacji do KSeF, z poziomu własnego oprogramowania, na marginesie trzeba pamiętać, że faktura ustrukturyzowana od 1 stycznia 2024r. to faktura wystawiona przez system KSeF a nie przy użyciu własnego oprogramowania a to na przestrzeni końca miesiąca i początku następnego będzie rodziło mnogość problemów,
- Trzeba pamiętać o ZAW-FA, kiedy elektronicznie, a kiedy papierowo- uwaga pułapka dla JST (por. par 4 rozporządzenia MF z dnia 27.12.2021r.)
- Trzeba ustalić poziom dostępu do KSeF, z zachowaniem zasad określonych w przepisach wykonawczych do ustawy KSeF tj. rozporządzenia MF z 27.12.2021r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e Faktur ( Dz.U z 30.12.2021r. poz. 2481, ze zm),
- Trzeba pamiętać, o ograniczeniach w dostępie do e-faktur (por. par. 6 rozporządzenia MF z 27.12.2021r.) i podwójnej numeracji faktur (numer systemowy, numer z wewnętrznego oprogramowania),
Trzeba wreszcie:
- Przeszkolić wszystkich pracowników wydziałów FK w zakresie znajomości zasad funkcjonowania KSeF, toż KSeF wymaga jednolitości działania (patrz: historia z centralizacją VAT się powtarza …)
- Nowych zasad tworzenia plików JPK_VAT,
- Nowych zasad migracji danych z jednostek organizacyjnych do gminy/powiatu (przy czym dotychczasowa centralizacja VAT i przekazywanie danych jawi się jako archaiczne narzędzie przekazywania danych, zazwyczaj elektronicznie doc, pdf, excel…)
- Wdrożyć jednolite zasady kontroli przestrzegania nowych wewnętrznych procedur,
- Stworzyć wiarygodne ścieżki audytu i dostępu do faktur, z uwzględnieniem poziomu dostępu (wnioskowanie z większego na mniejsze, ale nie odwrotnie)
I wszystko to należy zrobić w 11 miesięcy, gdyż KSeF automatycznie wchodzi w życie jako obowiązkowe narzędzie od 1 stycznia 2024r. i nie może być tak, że gmina/powiat lub ich jednostki organizacyjne nie będą w stanie ani wystawiać faktur KSeF ani ich otrzymywać…
Problem w tym, że część prywatnych przedsiębiorców już korzysta z KSeF lub z wyprzedzeniem zaczyna wdrażać KSeF, co oznacza, że każdego dnia wzrasta ryzyko JST, że jej kontrahent będzie już takie faktury wprowadzał do systemu KSeF (od 1 stycznia 2022r.KSeF działa jako dobrowolny) a trzeba raz jeszcze mocno podkreślić: może to robić mimo jasnego sprzeciwu ze strony JST…